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Die 5 häufigsten Gründe, warum Outsourcing-Projekte scheitern

Insbesondere nach Outsourcing-Projekten kommt bei allen Beteiligten große Unzufriedenheit auf.

Jedes Outsourcing-Projekt durchläuft mindestens die folgenden 5 Phasen:

  • Sourcing-Strategie (Zieldefinition)
  • Vorbereitung (Projektplanung)
  • Providerauswahl (Bewertung)
  • Verhandlung (technisch, juristisch und kaufmännisch)
  • Transformation (Umsetzung)

In jeder dieser 5 Phasen werden in der Praxis Fehler begangen, die zu einem Scheitern des Projektes führen können.  Das Scheitern äußert sich in Unzufriedenheit auf allen Seiten, höheren Kosten, subjektiv schlecht empfundener Service-Qualität und nicht motivierten Service-Dienstleistern.

Die folgenden Fehler sollten Sie daher nach Möglichkeit vermeiden.

Fehler 1:  überzogene Erwartungen

Insbesondere Einsparpotenziale und Effizienzsteigerungen werden bereits bei der Formulierung der Ziele überschätzt. Das Ergebnis sind häufig finanzielle und operative Enttäuschungen sowie abgeschriebene Investitionen.

Neben dem Wunsch nach Kostensenkung spielt in vielen Fällen auch die Konzentration auf das Kerngeschäft oder die Verbesserung der Service-Qualität bei der Auslagerungsentscheidung eine Rolle. Hierbei wird oft übersehen, dass nicht alle Probleme durch die Auslagerung von Services, die nicht zum Kerngeschäft gehören, gelöst werden können. Das ist ein bisschen so, wie der weit verbreitete Irrglaube, die Einführung einer Software-Lösung (z.B. ERP) löse alle Probleme.

Fehler 2: zu enger Zeitrahmen

Die Vorbereitung einer Outsourcing-Ausschreibung benötigt vor allem ausreichend Zeit. Für die Erstellung und interne Abstimmung von Ausschreibungsunterlagen sollten ausreichend Ressourcen  (Zeit und Mitarbeiter) eingeplant werden. Hier gilt nicht: „Unter Druck entstehen Diamanten". Jedes Unternehmen hat eine andere Ausgangslage. Die geforderten Leistungen müssen daher dem Bedarf des Unternehmens entsprechen und mit den Abläufen und Strukturen abgeglichen werden. Standard (Muster)-Beschreibungen sind als Grundlage zwar grundsätzlich geeignet, sollten aber in jedem Fall auf den konkreten Bedarf adjustiert werden.

Fehler 3:  Vernachlässigung von „Soft Facts"

Die Auswahl von Providern darf auf keinen Fall nur aus Controller-Sicht erfolgen. Wer einen Sourcing-Partner lediglich durch die Controlling-Brille sieht, vergisst: Zusammenarbeiten müssen im Alltag ganz andere Abteilungen. Und wenn deren Mitarbeiter nicht miteinander "können", wird nie ein produktives Miteinander entstehen, sondern ein teures Gerangel.

Fehler 4:  Geschäftsmodell „Pönalen"

Die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Partner ist in der Regel auf mehrere Jahre (5-7) angelegt. Ein Mehrwert lässt sich hier nur dann generieren, wenn die Zusammenarbeit auf partnerschaftlicher Grundlage erfolgt. Ein Provider muss immer auch ein konstruktiver Partner sein. Wer nur bestraft, wenn Fehler passieren, und nicht kooperativ an Lösungen arbeitet, wird nicht die Motivation säen, gemeinsam echte Innovationen und Verbesserungen voranzutreiben.

Es ist kein Fehler, Pönalen in den Verträgen vorzusehen – die Dosis macht's.

Fehler 5: unzureichende Umsetzungserfahrung

Wie oft haben die zuständigen Mitarbeiter schon entsprechende Outsourcing-Projekte umgesetzt? Können sie eine Ausschreibung im Detail steuern? Sind sie auf alle Situationen und Fallstricke vor- bereitet? Die wenigsten Unternehmen haben dafür ausgewiesene Spezialisten. Weniger qualifizierte Mitarbeiter werden aber mangels Erfahrung unweigerlich rechtliche oder fachliche Fehler begehen - die sich dann über die ganze Vertragslaufzeit rächen.